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        大型會議的預算包含哪些方面,寶雞會議策劃

        時間:2021-12-09

        對于企業來說,任何一場活動都是有預算的,根據活動的性質其預算的計算方法也是不一樣的。今天西安會議策劃公司——尚菲文化就來教大家如何做好一場會議的預算,希望能幫到大家。
        通常一場會議的預算大致分為這幾大類:交通費用、會議室的費用、住宿費用、餐飲費用,計算的時候將這幾大部分疊加起來就可以了。下面小編就結合這幾大部分來詳細說一下:
        1、交通費用
        (1)出發地到會議地:主要包含航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭到住宿地的交通費用。
        (2)會議期間的交通費用:包括會務交通費用,即住宿地至會議目的地、會議目的地到餐飲地點、會議目的地到商務交際場地的交通費用、商務考察交通費用以及其他與會人員可能產生的預定交通費用。
        (3)送別交通與返程交通:主要包含航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
        2、會議室的費用
        (1)會議場地租賃費用:通常會議場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆,然而一些非常規設施并不包含在內,需另外加費,如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,或者要加裝非主席臺發言線路等。
        (2)會議設施租賃費用:這里的會議設施指的是一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等。這些設備在租賃時大多要提前支付相應的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持和維護費用。西安會議策劃公司提醒大家,根據會議類型、性質、規模以及與會人數,對會議設施的要求也不一樣。因此執行人員在租賃前一定要與會議廳的工作人員溝通好,對這些設備的相應功效參數作出具體要求,一般可咨詢專業的會議公司,以免到時候花了錢結果租來的設備不符合要求。同時,有的會議設施的租賃費用是按其品牌、產地及新舊程度來計算的,大家在租賃時一定要詢問清楚,以免花了冤枉錢!
        (3)會場布置費用:一般來說,會議布置費用時算在會場租賃費用內的,當然了,有別的要求要和會議公司提前溝通。
        (4)其他支持費用:這些費用通常包括:廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。建議大家找一家專業的會議公司將這些服務整包下來,可以省不少錢,而且溝通起來也少了很多麻煩!同樣的,每一項服務的具體要求也要和會議公司提前協商好。
        3、住宿費用
        正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關。比如是否提供客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等作為會議主辦方同樣應該提前了解酒店關閉或者開放的服務項目及范圍。
        注意:有的住宿費用是要另外加收政府稅金的,因此要提前了解。同樣的,找一家專業的會務公司通常能獲得不錯的折扣,這樣下來也能省一部分錢!
        4、餐飲費用
        餐飲費用同樣由會議性質、規模、與會人數決定。
        (1)早餐
        一般會議早餐是自助餐形式,也可采用圍桌式就餐,費用按人數計算,但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則酒店或餐廳有理由拒絕按實際就餐人數結算,而改為按預定人數收取費用。這一點大家一定要注意到。
        (2)中餐和午餐
        中餐與午餐同樣采取人數預算方式——自助餐形式;按桌預算——圍桌式形式。如果會議主辦方希望酒水消費自行采購而非由酒店提供,酒店可能會收取一定數量的服務費用。
        (3)酒水與服務費
        如果選擇在高星級酒店餐廳就餐,餐廳通常是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常會加收大約15%的服務費用。
        (4)會場茶歇費用
        這部分費用也是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合等。承辦人告知的茶歇價格通常包含服務人員費用。假如主辦方需要非程序服務,需要另外加費。一般茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
        (5)聯誼酒會或舞會
        聯誼酒會/舞會的預算可能會比單獨的宴會復雜些,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但是酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,預算可能會需要比較長的時間去確定。
        (6)視聽設備
        如果會議在室內進行,這一項可以忽略不計。室外的話,則預算費用主要包括:視聽設備本身的租賃費用(一般按天計算);設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用;音樂源(主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦方最好自己提前準備好)。
        演員和節目
        如果涉及到這一部分,通??梢赃x定節目后按場次計算,預算根據節目表演難度以及參與人數來決定。如果在適宜地點有固定的演出,預算根據觀看人數決定(專場或包場除外)。
        其他點心、水果及調制色酒
        這部分費用建議咨詢專業的會務公司。
        5、雜費
        雜費是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。這部分的預算不太好算,通??梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
        大型會議的策劃和執行具有任務多、事務雜、簽到難、協作煩、統計難等等難點,西安會議策劃公司——西安尚菲提供一套專業的全流程解決方案,貫穿會前、會中、會后,為會務組節省心力、提高效率,并優化參會者的參會體驗。
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