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        怎樣撰寫會議記錄?-西安會議公司

        時間:2021-12-09

        對于各種大型會議來說,撰寫會議記錄作為資料保存是極其有必要的。而作為一名合格的辦公室秘書,掌握會議記錄撰寫技巧更是基本功。今天西安會議策劃公司——尚菲文化特意為大家整理了一些撰寫會議記錄的方法,希望能幫到大家。
        大家都知道,開會的領導會說不少話,哪些該記,哪些可以省略,這些都是有講究的。對于初次接觸這類工作的人來說,難免會顯得力不從心,甚至可能將一份會議記錄寫得面目全非,缺這少那的。為了避免這一問題,下面小編將手把手教大家怎樣輕松完成一份合格的會議記錄。
        一般會議記錄包括兩部分:會議的組織情況,要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等;會議的內容,要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。
        對于發言內容,有詳記和略記兩種記錄方式。詳細具體的記錄方式主要適用于一些比較重要的會議及重要的發言,記錄員要注意盡量記錄原話。而摘要性記錄多用于一般性會議,只記錄會議要點和中心內容就可以了。
        下面西安會議策劃公司為大家帶來撰寫會議記錄的基本要求:
        1、準確寫明會議名稱(要寫全稱),開會時間、地點,會議性質。
        2、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數,缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務,記錄者姓名。如果是群眾性大會,只要記參加的對象和總人數,以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議,出席對象來自不同單位,應設置簽名簿,請出席者簽署姓名、單位、職務等。
        3、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態,如發言中插話、笑聲、掌聲,臨時中斷以及別的重要的會場情況等,也應予以記錄。
        注意:記錄發言分摘要與全文兩種。多數會議只需要記錄發言要點,即把發言者講了哪幾個問題,每一個問題的基本觀點與主要事實、結論,對別人發言的態度等,作摘要式的記錄,不必“有聞必錄”。而某些特別重要的會議或特別重要人物的發言,則需要記下全部內容。有錄音機的,可先錄音,會后再整理出全文;沒有錄音條件,應由速記人員擔任記錄;沒有速記人員,可以多配幾個記得快的人擔任記錄,以便會后互相校對補充。
        記錄會議的結果,如會議的決定、決議或表決等情況。
        小編在這里指出,會議記錄要求忠于事實,不能夾雜記錄者的任何個人情感,更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表,如需發表,應征得發言者的審閱同意。
        通常會議記錄應該突出的重點有:
        (1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;
        (2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;
        (3)權威人士或代表人物的言論;
        (4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;
        (5)會議已議決的或議而未決的事項;
        (6)對會議產生較大影響的其他言論或活動。
        說到會議記錄的寫作技巧,總結下來就四個字:“快要省代”。
        一快,即記得快。字要寫得小一些、輕一點,多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢,斜一點寫。
        二要,即擇要而記。即圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想,與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄,就一個人的發言來說,要記其發言要點、主要論據和結論,論證過程可以不記。就記一句話來說,要記這句話的中心詞,修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應當獨立成篇。
        三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分,比如“但是”只記“但”,省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組,句子的后半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會后查補。
        四代,即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名,二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯,等等。但在整理和印發會議記錄時,均應按規范要求辦理。
        西安會議策劃公司提醒大家,會議記錄不同于會議紀要。二者的主要區別是:第一,性質不同:會議記錄是討論發言的實錄,屬事務文書。而會議紀要只記要點,是法定行政公文。第二,功能不同:會議記錄一般不公開,無須傳達或傳閱,只作資料存檔;會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱,要求貫徹執行。
        大型會議的策劃和執行具有任務多、事務雜、簽到難、協作煩、統計難等等難點,西安尚菲提供一套專業的全流程解決方案,貫穿會前、會中、會后,為會務組節省心力、提高效率,并優化參會者的參會體驗。
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