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        西安會議策劃公司,如何布置會議現場?

        時間:2021-12-10

        會場布置作為會議活動前期籌備工作的重要環節,既關系到會議主辦方的體面,又會對會議效果產生深遠影響,因此作為會議籌備人員一定要懂得如何巧妙布置出大氣而又上檔次的會議現場。下面西安會議策劃公司——尚菲文化將結合自身多年的工作經驗和大家共同探討一下這個話題。
        會場的布置主要包括布置會場的形式、安排會議座次、布置環境、布置主席臺等內容。
        不同的會場布置形式,有不同的意義、氣氛和效果,適用于不同的會議目的,通常由會議的規模、性質和需要來決定。會場布置形式主要有圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形、T形、馬蹄形,可突出民主與團結的氣氛;座談會、討論會的會場多布置為半圓形、馬蹄形、六角形、八角形、回字形,使人感覺輕松、親切;中型會議的會場多為而字形、扇面形,看起來比較正規、嚴肅;大型茶話會、團拜會的會場適合布置成星點式、眾星拱月式。而大型會議一般在禮堂召開,其形式是固定的。
        在布置會場時,布置人員應準確把握會議主題,使主席臺陳列、會桌格局、氛圍裝飾等各種現場因素與之相統一,具體來說應遵循以下幾大原則:
        1、切題
        會議布置一定要根據會議本身的性質進行,突出會議主題和宗旨,不能隨心所欲。
        2、正規
        指會場布置要符合絕大多數人的審美,會議現場應做到有序整潔。
        3、樸素
        比起盲目追求高大上的會議效果,會議主辦方更關注會議能否以經濟有效的手段為與會者營造一個舒適的會議環境,因此布置會場應從自身經濟能力和會議實際效果出發。
        4、實用
        即以客戶的需求為主,會議服務人員必須提前深入了解客戶需求,布置過程中多溝通,及時做出調整。
        5、和諧
        會議現場布置各要素間應彼此協調,如迎賓區、桌椅陳列、桌卡、舞臺幕布等的顏色應協調,會場物品體積大?。〞?、橫幅、影音設備體積等)的協調。
        西安會議策劃公司還為大家整理了一些實用的會場布置技巧,希望能幫到大家。
        (1)會議桌椅的擺放
        A、禮堂式:會議桌面向房間前方擺放一排排座椅,中間留有較寬的過道;
        B、教室式:將會議桌椅安排端正擺放或成“V”型擺放,具體如何擺放應根據會議桌的大小而有所不同。特點:可針對房間面積和觀眾人數進行調整,比較靈活;
        C、弦月式:放置一些圓形或橢圓形會議桌,會議椅只放在會議桌的一面,以便所有觀眾都面向屋子的前方;
        D、方形中空式:會議桌擺成方形中空,不留缺口,將會議椅擺在桌子外圍;
        E、馬蹄形或“U”形:將桌子連接著擺放成長方形,但空出一個短邊,會議椅既可擺在會議桌外圍,也可以內外都擺放。注意:桌椅要擺放整齊有序。
        (2)桌椅顏色的選擇應結合企業自身文化品位,體現其企業形象。選擇會議室桌椅時要注意色系,看是要給人明快的感覺,還是沉穩的感覺,同時桌椅要干凈、舒適。
        (3)燈光設備調試:為確保正確的圖像色調及攝像機的自均衡,規定映射在與會者臉部的光是勻稱的,照度應不低于500lux監視器、投影電視附近的照度為50-80lux,應制止直射光。燈光的方向比燈光的強度更為重要,燈光師應為燈光安裝漫射透鏡,使采光充實漫射,與會者臉上有勻稱采光。光線應以柔和為主,不會使人感覺煩躁。
        (4)音響設備調試:會議室音質要好,不僅要有好的電聲設備,還要有與其相當的聲學環境。另外,如果音響不夠好,有噪音或是竄頻之類的問題,對會議的影響是非常大的,甚至可能會導致會議失敗。
        (5)視頻設備調試:畢竟高清的視頻設備能夠提高參會者的關注度,同時也減少參會者的視覺疲勞,提高效率。
        (6)會議記錄用品:如鉛筆、紙張、橡皮擦及會議所需資料都要提前擺放好位置。另外會場一定要干凈,在會議開始前要檢查一遍,同時要準備好礦泉水,保證會議環境的安靜,使之不被外界打擾。
        (7)色調的選擇
        不同的色彩與色調能讓人產生不同的心理感受。如:紅、橙、黃等顏色給人以熱烈、輝煌、興奮的感覺,青、綠、藍等顏色給人以清爽、嫻靜的感覺。因此,時間較長的會議,會場可用綠色、藍色的窗簾,以消除與會者的疲勞。代表大會、表彰慶祝大會,會場的色調布置要鮮亮、醒目一些,以顯示熱烈、莊嚴、喜慶的氣氛。
        大型會議的策劃和執行具有任務多、事務雜、簽到難、協作煩、統計難等等難點,西安會議策劃公司——西安尚菲提供一套專業的全流程解決方案,貫穿會前、會中、會后,為會務組節省心力、提高效率,并優化參會者的參會體驗。
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