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        西安會議策劃公司,論壇策劃要點

        時間:2021-12-10

        前幾天和朋友聊天偶然得知領導讓他負責組織一次大型學術論壇,可是他之前并沒有組織類似活動的經驗,怕自己弄不好這場活動,害公司丟面子不說,自己恐怕也要受批評。正好西安會議策劃公司——尚菲文化曾經策劃過很多大型會議活動,為朋友幫忙也是義不容辭的,便連夜整理了一份策劃論壇會議活動的要點,希望能幫到對方吧。 
        在小編看來,會議論壇基本都是有目的性的命題作文,因此策劃前先要了解會議主辦方的意圖,自身有哪些優勢資源,再根據主辦方的意圖,確定論壇形式、論壇主題、規模、地點、時間、贏利點,做好優勢分析和難點分析,形成一個會議說明文字報給會議主辦方。會議說明中主要包括:會議背景、論壇概況(含論壇主題、舉辦時間、指導單位、主辦單位、協辦單位、承辦單位、支持媒體),參會人員類型數量、內容設置(含結構說明、會議流程)。
        將會議說明交給會議主辦方后,對方就基本可以確定論壇主題了,尤其是相關領導發言主題一定要慎重選擇。
        如果有分論壇,確定時需要一定時間和經驗。主論壇發言通常包括:領導致辭、主旨發言、所在政府或企業領導發言,主辦方發言。具體的話題的話,一般要按照發言嘉賓的身份來安排發言話題和時間。嘉賓和領導發言的內容,策劃人只能給出建議,具體的發言題目(或PPT發言題目)需要領導自定。策劃時應抓住主題,通知嘉賓時一定要給出論壇會議的大致主題,嘉賓可完全按照主題做準備,或者準備與該主題相關的發言內容。一般上午會議(或者上半場)主要照顧領導、贊助商、主辦方。
        西安會議策劃公司看來,論壇會議要想做出特色,使之具有影響力且能夠被媒體關注,令贊助商和參會者滿意,形式萬不可單一。除了領導層次的演講發言外,還要設立活動發布、刊物發布、機構成立儀式、項目簽約等內容。這些活動環節時間不可過長,可放在領導們發言完畢之后,具體分主題發言之前,或者直接放在所有人講完之后,會議茶歇之前。
        論壇會議策劃還應考慮贊助商的需求,可派專人在簽到臺發放贊助商資料、參會證、手提袋,會議背景板上可添加贊助單位logo,講話過程中讓贊助商領導發言,允許讓贊助商領導和支持單位大領導在貴賓室見面照相,會前和茶歇播放贊助單位宣傳視頻等。
        互動交流環節一般會在舞臺上擺放4~8個椅子(算上主持人的),呈淺弧形,讓中間的大領導面對觀眾,最遠處的可以是側臉,但是盡量都面對觀眾。投影或LED大屏中即時播放領導發言畫面。什么時候全景,什么時候特寫,相關技術人員一定要提前和發言人商量好。
        通常論壇會議是由主持人串聯整個交流,拋出話題,引導各位嘉賓說出自己的觀點,基本都是按照職位高低、影響力來安排其發言順序?;迎h節主要分為臺上嘉賓互相之間的交流,以及臺上臺下互動兩部分。注意:互動環節不要超過1個小時,臺上嘉賓討論話題不要超過3個,臺上臺下互動話題也不要超過3個,否則會耽誤很多時間。
        一般半天的會議,以上部分就足夠了,但是如果是全天會議,或者多天會議,就需設置分論壇了。分論壇設置有幾個原則:
        (1)招商優先,按照贊助商的需求設定分論壇主題和規模形式;
        (2)熱點優先,積攢人氣,以便對外招商和宣傳;
        (3)選擇領導們得意喜歡的事;
        (4)為了凸顯主題而設置的分論壇。分論壇和主論壇之間可能換會議室,至少有一段時間的間隔,所以形式上可能有轉變,分論壇可單獨選擇形式,如:U形、回形等。
        致辭+演講+發布+互動,便可基本已經滿足一般會議論壇需要。但是為了滿足贊助商,或者實現盈利的需要,可能還涉及到會后集體參觀、考察環節。
        除此之外,策劃會議論壇時還應注意以下幾個問題:
        1、媒體宣傳:分為內外部分,既可選擇自己做活動官網、活動專題、新聞報道,也可借助外部媒體來宣傳?;顒庸倬W/專題主要包括:活動介紹、流程介紹、擬邀嘉賓、報名表下載、現場實錄、贊助廣告位等。媒體不要花太多錢,也無需太多,但一定要注意類型,網媒、報刊、視頻、專業媒體、當地媒體等都要考慮到;
        2、物料:包括會議手提袋、會議手冊、項目手冊、參會證、背景板、易拉寶、水牌等,這些需要提前設計、制作,同時也是招商的項目。一般嘉賓、招商在會前兩三天才能確定完,會議手冊應提前2~4天拿到。其他的物料,如果是在本地的話,會前拿到即可;
        3、會議招商問題:會議主題形式都要和招商贊助相關,這一問題應貫徹會議始終;
        4、會議的流程控制表、任務分工表、物料表也一定要在策劃階段準備好。
        大型會議的策劃和執行具有任務多、事務雜、簽到難、協作煩、統計難等等難點,西安會議策劃公司——西安尚菲提供一套專業的全流程解決方案,貫穿會前、會中、會后,為會務組節省心力、提高效率,并優化參會者的參會體驗。
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